Uno de los aspectos que más dudas suscita en las empresas a la hora de preparar el Impuesto sobre Sociedades es determinar qué gastos pueden considerarse fiscalmente deducibles y cuáles deben quedar fuera del cálculo de la base imponible.
Que un gasto esté contabilizado no significa necesariamente que sea deducible fiscalmente. Para que un gasto pueda tener un efecto fiscal, debe cumplir determinados requisitos y, además, no encontrarse entre los supuestos que la normativa excluye expresamente.
¿Cuándo es deducible un gasto?
Como regla general, para que un gasto pueda ser fiscalmente deducible debe estar relacionado con la actividad económica de la empresa, encontrarse correctamente contabilizado, estar imputado al período impositivo que corresponda y poder acreditarse documentalmente.
La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece como punto de partida el resultado contable, sobre el que posteriormente se realizan los ajustes fiscales que correspondan. Por ello, la correcta contabilización y justificación de los gastos es fundamental.
También es importante poder acreditar que el gasto responde a una necesidad o finalidad vinculada con la actividad empresarial y que existe una adecuada correlación con los ingresos.
Principales gastos deducibles
Entre los gastos que, siempre que cumplan los requisitos legales, pueden ser fiscalmente deducibles encontramos:
- -Gastos de personal, como sueldos, salarios y cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa.
- -Alquileres de locales, oficinas, maquinaria u otros elementos necesarios para el desarrollo de la actividad.
- -Servicios profesionales, como los prestados por asesores, abogados, consultores o auditores.
- -Suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- -Publicidad y marketing, cuando estén relacionados con la promoción de la actividad.
- -Primas de seguros vinculadas a la actividad empresarial.
- -Amortizaciones, siempre que se calculen de acuerdo con las reglas fiscales aplicables.
- -Gastos de desplazamiento y viajes relacionados con la actividad, siempre que puedan justificarse adecuadamente.
La deducibilidad dependerá en cada caso de las circunstancias concretas del gasto y de las limitaciones que pueda establecer la normativa fiscal.
Gastos no deducibles
La Ley del Impuesto sobre Sociedades recoge expresamente determinados gastos que, aunque puedan estar contabilizados, no se consideran fiscalmente deducibles.
Entre ellos figuran, con carácter general:
- -Los gastos que representen una retribución de fondos propios.
- -Los gastos derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto Complementario.
- -Multas y sanciones penales y administrativas, así como determinados recargos.
- -Los donativos y liberalidades, con las excepciones previstas expresamente por la normativa.
- -Los gastos derivados de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.
- -Determinados gastos financieros y otros supuestos específicamente previstos en la Ley.
Por tanto, es necesario analizar cada gasto antes de incorporarlo como fiscalmente deducible y comprobar si existe alguna limitación específica.
¿Qué ocurre con las comidas, los regalos o los gastos de representación?
Comidas, regalos gastos de representación son algunos de los conceptos que más dudas generan en las empresas. Los gastos de atención a clientes y proveedores pueden deducirse cuando estén relacionados con la actividad, pero con un límite específico del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo para los gastos por atenciones a clientes o proveedores.
En estos casos, además de disponer de la correspondiente factura, es especialmente importante poder acreditar la realidad del gasto, su finalidad empresarial y su relación con la actividad de la sociedad.
Lo mismo sucede con ciertos gastos de viajes, vehículos o representación: no basta con que la factura esté a nombre de la empresa, sino que debe poder justificarse su vinculación con la actividad y cumplir las condiciones fiscales aplicables.
La importancia de la justificación documental
Una correcta documentación es fundamental para defender la deducibilidad de un gasto ante una eventual comprobación tributaria.
La factura es uno de los principales medios para acreditar la operación, aunque no es, por sí sola, una prueba absoluta de que el gasto sea fiscalmente deducible. Si la Administración cuestiona la realidad de una operación, la empresa deberá poder aportar otros elementos que acrediten que el gasto se produjo y que estaba relacionado con su actividad.
Por ello, conviene conservar las facturas y demás documentación relacionada con los gastos y mantener una contabilidad ordenada y coherente con la actividad desarrollada.
Un ejemplo práctico
Imaginemos una empresa que durante el ejercicio registra los siguientes gastos:
- - 20.000 euros en salarios.
- - 6.000 euros en alquiler de sus oficinas.
- - 3.000 euros en servicios profesionales.
- - 1.500 euros en publicidad.
- - 2.000 euros en multas administrativas.
Los cuatro primeros gastos pueden ser deducibles si cumplen los requisitos. Sin embargo, los 2.000 euros correspondientes a multas administrativas no tendrán, con carácter general, la consideración de gasto fiscalmente deducible.
Esto significa que, al calcular la base imponible del Impuesto sobre Sociedades, será necesario realizar el correspondiente ajuste fiscal por el gasto no deducible.
Consejos para evitar problemas
Antes de presentar el Impuesto sobre Sociedades, es recomendable revisar que:
- -Los gastos estén correctamente contabilizados.
- -Se disponga de la documentación justificativa correspondiente.
- -Exista una relación clara entre el gasto y la actividad empresarial.
- -Se hayan aplicado correctamente las reglas de imputación temporal.
- -Se hayan identificado los gastos que fiscalmente no son deducibles.
- -Se hayan tenido en cuenta los límites y condiciones específicos establecidos por la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Una correcta revisión de estos aspectos permite evitar errores en la liquidación y reducir el riesgo de ajustes posteriores por parte de la Administración tributaria.
Y recuerde: nuestro equipo de técnicos fiscales está a su disposición para revisar la situación fiscal de su empresa, resolver sus dudas y ayudarle a preparar correctamente el Impuesto sobre Sociedades.
Si necesitan más informació, aclaraciones o acompañamiento en la preparación y presentación del Impuesto sobre Sociedades, puede escribirnos a info@ealasesores.com.
Jasmeen Kaur.Técnico Fiscal-Contable de EAL Asesores
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