Hablemos claro: cada final de trimestre, las asesoras experimentamos la sensación de vivir una mezcla entre deporte de riesgo y arqueología. Nuestro buzón de correo se convierte en un agujero negro, el WhatsApp echa humo y, milagrosamente, aparecen clientes en la oficina con bolsas de todo tipo llenas de facturas, albaranes, pedidos y/o tiques borrosos, arrugados y con manchas de café.
Sé lo que piensas: "¡Qué pesada mi gestora pidiéndome los papeles otra vez!".
Pero la realidad es que a nosotras tampoco nos apasiona llamarte en plan detective Conan para saber si el gasto de 42 euros del "Bar Pepe" era una cena de negocios o tu cena de Reyes.
Por suerte, el picar datos a mano está en peligro de extinción y ese milagro tiene nombre: “contabilidad colaborativa”.
Básicamente, significa que entramos a vivir en la misma "casa digital": tú subes la información en tu día a día, yo reviso que todos los documentos sean correctos y los contabilizo en la misma plataforma y, de esta forma, todos llegamos vivos y sin ojeras al día 20 del impuesto.
Mi superhéroe contable
Como asesora, cuando me dices que quieres digitalizarte, mis ojos brillan y mi corazón palpita fuertemente.
Y para poder mejorar en tu negocio te voy a recomendar la plataforma líder en el mercado, no porque realice el trabajo por mí, sino porque en una sola plataforma tenemos las compras, las ventas y la contabilidad con acceso único para ti y para mí.
En Eal Asesores recomendamos Holded:
Es como un superhéroe que rescata a los autónomos y pymes del apocalipsis de los papeles, un simple escaneo de la documentación y todo lo tienes a golpe de clic.
Vale, sí…. una súper aplicación… Pero ¿qué hace?
Muy sencillo, es una plataforma en la nube que conecta la facturación, los proyectos y la contabilidad en una interfaz tan bonita que da gusto mirarla.
Si eres de los que necesitan ver gráficos de colores, facturas personalizadas con tu logo y saber cuánto ganas de un vistazo, este es tu sitio.
¿Por qué?
Pues porque tú gestionas tu negocio de forma súper visual y yo, desde mi panel oculto, exporto, escaneo, contabilizo y cuadro todo lo técnico sin romperte tus flujos; así, si Hacienda te da más miedo que una película de terror un domingo por la noche, este software es tu escudo protector.
Nuestro mayor enemigo hasta ahora ha sido la montaña de facturas que metes en una bolsa, donde tu asesora pierde una infinidad de horas ordenando y revisando para posteriormente entrar los datos a mano en el programa de contabilidad.
Pero desconocías el superpoder de Holded:
Le haces una foto al documento, el programa lee los datos por arte del OCR, me envía el papeleo de forma automática, te genero la factura electrónica (incluso VeriFactu) y preparo y presento los impuestos trimestrales que toquen sin salir del programa, sin tener que comprobar ningún papel.
¡Y todos esos documentos se quedan registrados en archivo digital! Descargable en cualquier petición que tuviera Hacienda.
Qué ganas tú (y qué gano yo) si damos el salto
Cuando dejamos atrás el modelo "bolsa de documentos" y pasamos al entorno colaborativo, nuestra relación profesional pasa al siguiente nivel:
- Cero llamadas de pánico el día 18: siempre que en cuanto recibas los documentos los escanees, tenemos la posibilidad de trabajar durante los tres meses y, por tanto, los impuestos se preparan poco a poco. Ya no habrá más "Te falta la factura de la luz de febrero". A no ser que no la subas.
- Adiós al baile de números: los sistemas cuentan con lectores inteligentes (OCR) que extraen los importes y las fechas por sí solos. Adiós a equivocarnos en un decimal por escribir rápido con el teclado. Se suma una gran tarea de revisión, pero se reduce al mínimo el margen de error.
- Bancos que cuadran solos: la plataforma conecta con tus cuentas bancarias y las sincroniza, yo solo he de unir el movimiento del banco con su factura correspondiente, cuadrando importe pagado con factura contabilizada y evitando de nuevo errores dados al entrar información a mano.
- Tu asesora se convierte en tu aliada: al no perder el 80 por ciento de mi tiempo ordenando papeles y picando facturas, puedo sentarme contigo a mirar la pantalla y decirte: "Oye, mira este gráfico, estamos gastando demasiado aquí" o "Podemos aplicar esta deducción". Paso de ser un "gastadero de dinero obligatorio" a ser tu consultora estratégica. Nuestras reuniones pasan de saber a dónde va este importe que no concilio, a hablar de las previsiones futuras, sabiendo que el día a día está controlado.
Conclusión: hagámoslo por nuestra salud mental
La contabilidad colaborativa no va solo de cumplir con las nuevas leyes de facturación electrónica o los cambios constantes en los impuestos a presentar. Va de respetar tu tiempo y el mío. Y de poner en valor el trabajo que hacemos los asesores financieros: no sólo somos contables, somos quienes siempre vamos a mirar por lo mejor para ti y tu empresa.
Elige la plataforma que mejor te encaje, rompe las carpetas de anillas y entremos juntos en el siglo XXI. Tu negocio mejorará y, te prometo, tu asesora te recibirá con una
sonrisa mucho más grande la próxima vez.
Sonia-Amable Abellan | Tax-Accounting Manager