Como saben, la Agencia Tributaria ha lanzado VERI*FACTU, una iniciativa que busca mejorar el control y la transparencia en la facturación de empresas y profesionales. Su objetivo es garantizar que las facturas emitidas sean verificables y que los registros de facturación sean enviados de manera segura y automática a la Agencia Tributria. Todo ello para contribuir a prevenir el fraude fiscal y a asegurar la integridad de los datos, ya que cada factura debe incluir medidas de seguridad como una huella digital y trazabilidad para evitar manipulaciones.
Dado que su implantación está suscitando un sinfín de dudas y consultas, hemos preparado una lista con las más habituales, que ampliaremos próximamente.
¿Si uso Excel, Word u otros programas para emitir las facturas, ¿me afecta el nuevo reglamento Veri-Factu?
El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
Comprobación por parte de la AEAT
La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.
Alternativa gratuita para pequeños empresarios y profesionales
Le recordamos que la AEAT ofrecerá gratuitamente una aplicación básica de facturación, que podrá utilizar siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a sus necesidades.
¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos?
Hay dos tipos de colectivos afectados:
- Los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación (SIF) en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos destinados a ser utilizados por el colectivo que se menciona a continuación en el siguiente apartado.
- Aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas (ver NOTA 1 aclaratoria al final de esta respuesta), siempre y cuando cumplan las 4 condiciones siguientes (lo que podría denominarse la “regla de los 4 «NO»”):
- Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF para expedir facturas.
- Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII. Ver NOTA 2 aclaratoria al final de esta respuesta.
- Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra. Ver más aclaraciones en la NOTA 3 al final de esta respuesta.
- Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Ver NOTA 4 aclaratoria al final de esta respuesta.
¿Cuándo será de obligado cumplimiento el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Esto varía según el colectivo afectado (ver pregunta frecuente "¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?" de Cuestiones generales: ámbitos de aplicación) de que se trate:
- Los empresarios y profesionales que expidan facturas a los que les afecte el reglamento deberán tener operativos sus sistemas informáticos de facturación (SIF), adaptados a las características y requisitos que se establecen en él y en su normativa de desarrollo:
- Si tributan por Impuesto de Sociedades: antes del 1 de enero de 2026.
- 1 de julio de 2026, para el resto.
- Los productores y comercializadores de aquellos SIF a los que les sea de aplicación el reglamento, en relación con sus actividades de producción y comercialización de dichos SIF, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle las especificaciones técnicas de los requisitos impuestos a los SIF. No obstante, en relación con SIF incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad con anterioridad a las fechas indicadas en el apartado anterior (julio de 2025).
Naturalmente, si los obligados disponen de SIF adaptados con anterioridad a esos plazos, podrán comenzar a usarlos y la Agencia Tributaria dispondrá de medios para facilitar, en su caso, la remisión de registros de facturación de los SIF «VERI*FACTU» con antelación a dicha fecha.
Soy una persona física que me dedico a alquilar viviendas y locales de negocio. ¿Debo adaptar mi sistema informático de facturación al reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Por lo que se refiere a IRPF, es preciso determinar:
Si el arrendamiento realizado supone la realización de actividad económica o por el contrario es fuente de rendimientos del capital inmobiliario. Para la consideración como actividad económica se exige que se utilice, al menos una persona empleada con contrato laboral y a jornada completa.
Por lo tanto, si la actividad no tiene consideración empresarial, no será actividad económica en el sentido del artículo 3.1.b) RRSIF, y en ese caso el arrendador no deberá adaptarse porque no se está desarrollando actividad económica.
No obstante, si se trata de un alquiler de un apartamento turístico y se ofrecen servicios complementarios, propios de la industria hotelera, los rendimientos que obtiene por el alquiler son rendimientos de actividades económicas, y, por lo tanto, las facturas que se emitan en este contexto deben entenderse incluidas en el ámbito objetivo del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF).
Sólo realizo operaciones en régimen simplificado (módulos) de IVA: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
No con carácter general, ya que los obligados a este régimen no están obligados a expedir factura, salvo determinadas excepciones.
No obstante, estará obligado a cumplir el RRSIF cuando utilice un sistema informático de facturación para la expedición voluntaria de facturas en relación a las operaciones exceptuadas de la obligación de expedir facturar.
También, deberá cumplir las obligaciones del RRSIF en el caso de que expida facturas, siempre que cumpla también con el resto de condiciones indicadas (“regla de los 4 «NO»”). Según la normativa de facturación, en el régimen simplificado de IVA se deben expedir facturas por realizar determinadas operaciones:
- Cuando la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos,
- Cuando efectúe la venta de activos fijos,
- Cuando el cliente sea un empresario o profesional o una Administración Pública.
- Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- Cuando se le exija para determinadas operaciones de comercio exterior.
Para estas operaciones excepcionales podrán utilizar el sistema facilitado para ello por la AEAT en su sede electrónica, de acuerdo con el artículo 7.b) del RRSIF.
Imagen de Picjumbo para Pexels